E-račun

Splošne informacije
Prijava na prejemanje e-računov
Prejemanje e-računov podjetja Telekom Slovenije, d.d.
Informacije za dobavitelje - izdaja e-računov
Arhiviranje e-računov v sihramba.eu - avtenta.si

SPLOŠNE INFORMACIJE

Katere so prednosti e-računov za fizične osebe?

• plačilo računa z nekaj kliki v spletni banki,
• dober pregled nad računi, nad statusi računov (prejeti, že plačani na podlagi direktne bremenitve, plačani …),
• plačani e-računi se lahko shranjujejo v arhivu spletne banke (odvisno od funkcionalnosti spletnih bank),
• okolju prijazni, saj nadomeščajo klasične papirne račune, s čimer se zmanjšuje poraba papirja,
• lahko jih hranimo v e-arhivu (npr. www.sihramba.eu).

Katere so prednosti e-računov za pravne osebe?

• z elektronsko izmenjavo dokumentov prihranite na času in stroških; izboljšate procese; hitrejši je proces zajema in potrjevanja prejetih računov, ker so že v elektronski obliki,
• manj stroškov s prenosom računa v računovodsko aplikacijo oz. ERP-sistem prejemnika,
• avtomatska priprava plačnih nalogov na podlagi prejetih e-računov,
• e-računi so okolju prijazni,
• e-račune lahko hranite v e-arhivu (npr. www.sihramba.eu).

Kako poteka izmenjava e-računov prek bančnih kanalov?

• Izdajatelj pripravi e-račune v ustreznem formatu, doda priloge in ovojnico, digitalno podpiše in jih posreduje banki.
• Medbančna izmenjava poskrbi za usmerjanje računa na ustrezno prejemnikovo banko.
• Prejemnik prejme e-račun v svojo elektronsko ali spletno banko.
• Izdajatelj ali prejemnik lahko e-račun dolgoročno shrani v e-arhivu (npr. www.sihramba.eu).

Kdo se lahko naroči na prejemanje e-računa?

Na prejemanje e-računa se lahko naročijo vsi naročniki Telekoma Slovenije, ki so komitenti tistih bank, ki omogočajo prejemanje e-računov in so hkrati uporabniki elektronske ali spletne banke.

Katere podatke moram vedeti za prijavo na e-račun?

• Osebne podatke naročnika: ime in priimek, naslov bivanja, poštno številko, pošto, davčno številko, pravni subjekti tudi matično številko.
• Šifro kupca, ki je napisana na računu za storitve Telekoma Slovenije v zgornjem levem kotu, neposredno pod nazivom naročnika. Šifra kupca je sestavljena iz 11 znakov, npr: 01234567-01. Bodite pozorni na zadnji dve števki, ki pomenita številko računa 01, 02, 03 …, in podatek preverite na papirnem računu.
• Številko transakcijskega računa naročnika oz. plačnika, ki se zapiše v obliki: xxxxx-xxxxxxxxxx, (5 + 10 znakov).
• Če bo plačnik različen od naročnika, se vpišejo tudi vsi osebni podatki plačnika.

Katere banke omogočajo prejemanje e-računov?

Trenutno so to Abanka Vipa, d.d., Banka Celje d.d., Banka Koper d.d., Banka Sparkasse d.d., Banka Volksbank d.d., Delavska hranilnica d.d. Ljubljana, Deželna banka Slovenije d.d., Gorenjska banka d.d., Kranj, Hypo Alpe-Adria-Bank d.d., KD banka d.d. (za fizične osebe), NLB, d.d., Nova KBM, d.d., Poštna banka Slovenije, d.d. – bančna skupina Nove Kreditne banke Maribor d.d., Probanka, d.d., Raiffeisen banka d.d., UJP - Uprava RS za javna plačila (za proračunske uporabnike) in UniCredit banka Slovenija d.d. (za pravne osebe).

Kaj pa ostale banke, kdaj bodo omogočale prejemanje e-računov?

Glede vključitve konkretne banke v izmenjavo informacijo pridobite v svoji banki.

Na vrh.

PRIJAVA NA PREJEMANJE E-RAČUNOV

Ali so uporabniki e-računa lahko naročniki, ki trenutno plačujejo prek trajnega naloga oz. z direktno obremenitvijo?

Lahko. Namen e-računa je, da vam izdajatelj e-računa ne pošilja več papirnega izvoda računa. V tem primeru bodo naročniki lahko e-račun le pogledali, e-banka pa ne bo ponudila možnosti plačila, saj bo obveznost še naprej tekla z direktno obremenitvijo računa (prek trajnega naloga).

Uporabnik katerih spletnih/elektronskih bančnih aplikacij moram biti, da se lahko naročim na e-račun?

• Abanka Vipa d. d.: Abanet (fizične osebe), Abacom (pravne osebe)
• Banka Celje d. d.: NLB Klik (fizične osebe), Elektronsko bančništvo Banke Celje (pravne osebe)
• Banka Koper d. d.: i-Net (fizične in pravne osebe)
• Banka Sparkasse d. d.: Net.Stik (fizične osebe), Net.Stik PRO (pravne osebe)
• Banka Volksbank d. d.: VB Online (fizične in pravne osebe)
• Delavska hranilnica d. d. Ljubljana: Dh-Plus (fizične osebe), Dh-Net (pravne osebe)
• Deželna banka Slovenije d. d.: DBS NET (fizične osebe), DBS PRONET (pravne osebe)
• Gorenjska banka d. d., Kranj: Link (fizične osebe), Link C (pravne osebe)
• Hypo Alpe-Adria-Bank d. d.: HYPOnet (fizične in pravne osebe)
• KD banka d. d.: Elektronska banka KD banke (fizične osebe)
• NLB d. d.: NLB Klik (fizične osebe), NLB Proklik (pravne osebe)
• Nova KBM, d. d.: Bank@Net (fizične osebe), Poslovni Bank@Net (pravne osebe)
• Poštna banka Slovenije, d. d. – bančna skupina Nove Kreditne banke Maribor d.d.: PBS.net (fizične osebe), POSLOVNI PBSPikaNET (pravne osebe)
• Probanka d. d.: Osebni Prosplet (fizične osebe), ProspletPlus in Poslovni Prosplet (pravne osebe)
• Raiffeisen Banka d. d.: RaiffeisenNET (fizične osebe), RB-online (pravne osebe)
• UJP – Uprava RS za javna plačila: UJPnet (proračunski uporabniki)
• UniCredit Banka Slovenija d. d.: E-banka (pravne osebe).

Kako se naročim na prejemanje e-računov?

Če je naročnik (nosilec naročniškega razmerja) hkrati tudi plačnik (uporabnik e-banke):

• prijavo odda na servisnih straneh SiOL, na portalu Moj Telekom, za oddajo prijave se prijavite na portal z uporabniškim imenom in geslom,
• prijavo odda v svoji spletni oz. elektronski banki, od koder bo vloga posredovana v elektronski obliki do izdajatelja (Telekom Slovenije, d. d.),
• prijava prek papirne vloge, ki jo pridobi v Telekomovih centrih ali tukaj. Opozorilo: Podjetja morajo v banki s posebnim obrazcem aktivirati delo z e-računi in pooblaščencem dodeliti pooblastila za delo z e-računom, nato se lahko prijavijo na enega od zgornjih treh načinov.
  

Če naročnik (nosilec naročniškega razmerja) ni hkrati tudi plačnik (uporabnik e-banke), kar omogočamo le za fizične osebe:

• prijava prek papirne vloge, na način, ki je opisan že zgoraj v 3. alineji (v tem primeru ne oddajamo e-vloge v banki),
• prijava prek Telekomovih portalov, kjer je varnost prijave zagotovljena prek vstopnega gesla.

Kako izpolnem ročno vlogo v primeru drugega plačnika?

Izpolnite papirno vlogo, ki jo dobite v Telekomovih centrih, si jo natisnete tukaj ali jo zahtevate na e-racun@telekom.si. Vlogo izpolnite z vsemi podatki o naročniku (le brez njegove številke TRR) in z vsemi podatki o plačniku. Pomembno je, da izpolnite vse podatke o plačniku, predvsem pomembna je njegova številka TRR, ker je le-ta osnova, da bo račun prišel na pravo mesto. Vlogo podpišeta oba, naročnik in plačnik.

Ali bo stranka obveščena, da bo v prihodnje prejemala e-račun v svojo e-banko?

Praviloma bo stranka, ki bo oddala vlogo, v naslednjem mesecu prejela račun v spletno banko, o čemer pa ne bo posebej obveščena. Obveščena bo samo v primeru nepopolne vloge.

Kaj mora urediti naročnik v primeru spremembe svoje številke TRR-ja?

Prek portala mora obvezno izvesti spremembo številke TRR. To stori v primeru, da je ostal na isti banki oz. da nova banka že posluje z e-računi. V primeru, da nova banka še ne dela z e-računi, pa se mora iz e-računa odjaviti in si izbrati neko drugo vrsto pošiljanja računov (po elektronski pošti ali papirni račun). Če tega ne stori, izpade iz pošiljanja e-računov in se lahko zgodi, da ostane brez računa. Spremembo lahko javi tudi prek elektronske pošte info@telekom.si ali e-racun@telekom.si.

Na vrh.

PREJEMANJE E-RAČUNOV PODJETJA TELEKOM SLOVENIJE, D. D.

V kakšnem formatu izdajajo e-račune podjetja Skupine Telekom Slovenije?

V formatu enostavni eSlog 1.5.

Kdaj se začne prejemanje e-računov?

Začetek prejemanja je po prvem rednem mesečnem obračunu tistega meseca, ko ste oddali vlogo: npr. če ste oddali vlogo marca, vas čaka prvi račun nekje med 3. in 10. dnem v aprilu (odvisno, v kateri obračunski skupini se obdela vaš račun).

Ali se po pričetku prejemanja e-računov ukine pošiljanje papirnih računov?

Redni mesečni računi se po uspešni prijavi na e-račun v papirni obliki ukinejo. Če želite še vedno prejemati papirni račun, ga lahko aktivirate prek portala Moj Telekom ali podate zahtevo na naslov: info@telekom.si. Izjema so naročniki, ki so se prijavili na e-račun pred 1. 6. 2010, za te se papirni račun ukine le na podlagi pridobljenega soglasja (poslano po pošti) ali prek portala (uredi naročnik sam). Izredne fakture, dobropise, storne računov in opomine bomo še vedno pošiljali le v papirni obliki. E-račun zaenkrat velja le za redne mesečne račune.

Kaj se zgodi v primeru neuspešne dostave e-računa v banko?

• V tem primeru bo naročniku posredovan prepis računa v papirni obliki. Ponovitve za pošiljanje e-računa v tistem mesecu ne bo.
• Stranka, ki pričakovanega računa ne bo prejela, je to sama dolžna sporočiti v banko ali na Telekom Slovenije (kot velja sedaj tudi za papirno obliko) in ji bo poslan prepis računa.
• V primeru, da prvi račun ne bo posredovan, preverite, če je vloga sploh prispela, da se po potrebi dogovorimo za ponovitev postopka (v tem primeru lahko pišete na :e-racun@telekom.si).

Je v ta način izmenjave možno vključiti tudi ostale dokumente ?

• Zaenkrat je sistem izmenjave pripravljen za izmenjavo e-računov.
• Dobropisi, storni in opomini so do nadaljnjega v papirni obliki.

Kakšen je postopek vložitve reklamacije za prejemnike e-računov?

Za prejemnike e-računov veljajo enaki pogoji v postopkih reklamacije kot za vse ostale prejemnike računov Telekoma Slovenije, d. d. (prejemnike papirnega računa, prejemnike računa po e-pošti), pogoji so v skladu s sklenjenimi pogodbami in splošnimi pogoji za storitve. Postopek vložitve ugovora je opisan na računu. Odgovor na ugovor, storno računa, dobropis ali nov račun boste prejeli v papirni obliki. Za dodatne informacije lahko pokličete na brezplačno številko 080 8000.

Na vrh.

INFORMACIJE ZA DOBAVITELJE – IZDAJA E-RAČUNOV

Na katere načine lahko podjetje pripravi e-račun za podjetja Skupine Telekom Slovenije?

Za prejemnika računa ni pomembno, za katero možnost pri pripravi e-računa se izdajatelj odloči. Pomembno je, da je račun pripravljen skladno s standardi, da vsebuje zahtevane priloge. Možnosti, za katere se podjetje lahko odloči pri pripravi e-računov, je več:

• Podjetje samo pripravi e-račun po standardu enostavni eSlog 1.5 (lahko izvozi račune v tej obliki ali uporabi pretvornik eSlog).
• Podjetje uporabi komercialno storitev ebiro za pretvorbo v ustrezen format, več na www.ebiro.eu.
• Podjetje pripravi e-račun s pomočjo storitve, ki jo ponujajo nekatere e-banke.

Kaj je eSlog?

eSlog je standard, ki ga je definirala Gospodarska zbornica Slovenije. Dokumentacija se nahaja na naslovu: http://www.gzs.si/e-poslovanje pod točko XML enostavni račun verzija 1.5. Shema za preverjanje pravilnosti enostavnega eSlog računa v obliki XSD datoteke se nahaja tukaj.

Kako je z vizualizacijo?

Povezava na XSLT se navede v eSlog-u. Navedba te povezava je obvezna. Izdajatelj se lahko odloči, da uporabi povezavo na splošno vizualizacijo, v tem primeru sam zagotovi polnjenje eSlog-a na način, da so vsi podatki napolnjeni na način, ki vizualno ustrezno predstavi račun. Ob tem lahko izdajatelj e-računu priloži tudi PDF/A izvoz računa kot prilogo.

Kaj je ovojnica?

Ovojnica je krovna datoteka v predpisanem standardu, v kateri so zapisani podatki o izdajatelju, prejemniku ter ostali podatki, ki jih banka potrebuje za pravilno dostavo e-računa, vključno s prilogo. Oblika, vsebina, format in velikost so določeni v navodilih, ki so dostopna na tej povezavi.

Katere priloge je treba dodajati e-računu?

E-računu se prilagajo enake priloge, kot bi jih priložili papirnemu računu. Priloge, ki so v primeru papirnega računa samo natisnjene, se za potrebe e-računov izvozi v obliko PDF/A. Priloge, ki so podpisane, je treba skenirati in shraniti v obliki PDF/A. Pri tem se lahko uporabi manjša ločljivost oz. manjše število barv, kar zaseda tudi manj prostora.

Na kaj naj bo podjetje pozorno pri pripravi izdaje e-računov?

• Na pripravo e-računa in ovojnice v ustreznem formatu, vizualizacijo računa in dodajanje prilog,
• digitalni podpis,
• z zakonom skladno arhiviranje,
• dogovor z banko glede posredovanja e-računov.

Kje lahko podjetje najde več informacij?

Specifikacija vmesnika za izmenjavo e-računov v elektronski banki Hal E-Bank se nahaja tukaj.

Kdo lahko pomaga podjetjem pri vpeljavi izdaje/prejema e-računov?

Ponudnikov vpeljave izmenjave e-računov prek e-bančnih kanalov je več. Telekom Slovenije uporablja pri izdaji e-računov storitev eBiro www.ebiro.eu, na strani prejema e-računov in hrambe pa je vpeljavo izvedlo podjetje Avtenta.si www.avtenta.si.

Na vrh.

ARHIVIRANJE E-RAČUNOV V SIHRAMBA.EU – AVTENTA.SI

Kako dolgo je treba hraniti e-račune?

Po slovenski zakonodaji je vsak račun treba hraniti 10 let od nastanka. Enako velja tudi za e-račune.

Zakaj bi hrambo e-računov zaupali nekomu drugemu?

Z zaupanjem hrambe zunanjemu izvajalcu se znatno zmanjša tveganje, ki ga nosi stranka. Hranjeni e-računi so hranjeni v varnih prostorih na treh lokacijah po Sloveniji, ki so več kot 100 km oddaljene druga od druge, pri čemer ponudnik storitve zagotavlja dolgoročnost, celovitost in avtentičnost vnesenih e-računov. Zaradi prenosa tveganja na zunanjega izvajalca se tudi izkazuje nesporno zaupanje tako zakonodajnih kot tudi pravosodnih organov glede istovetnosti hranjenih informacij.

Kaj pomeni, da je storitev elektronskega arhiviranja akreditirana?

To pomeni, da je njen ponudnik od zakonodajalca (Arhiva RS) pridobil certifikat, ki temelji na mednarodno uveljavljenih standardih. Ponudnik je bil pred pridobitvijo certifikata temeljito revizorsko pregledan, s čimer je dokazal, da storitev dejansko izvaja v skladu s svojimi predhodno potrjenimi notranjimi pravili. S tem je ponudnik pridobil status visoke stopnje urejenosti poslovanja, ki jo s ponujanjem storitve dolgoročne hrambe lahko prenaša tudi na svoje stranke. Avtenta.si je kot prva v Sloveniji v okviru storitve siHramba.eu postopek akreditacije tudi uspešno opravila.

Kako prenesem svoje e-račune v akreditiran elektronski arhiv siHramba.eu?

E-račune se preprosto prenese v sistem siHramba.eu prek prijave v sistem s kvalificiranim elektronskim certifikatom.

Kako postanem uporabnik storitve siHramba.eu?

Pišite na sihramba@avtenta.si za informacije o storitvi in o priklopu.

Kje lahko dobim več informacij glede storitve siHramba.eu?

Več informacij je na razpolago na www.siHramba.eu ali preko e-pošte na sihramba@avtenta.si.

Na vrh.